Padrón al día: transferencias, herencias y cambios de titularidad
Llega el día de la asamblea y la mitad de los emails rebotan. O un parcelero vendió hace dos años y la cuenta sigue saliendo a nombre del antiguo dueño. Un padrón desordenado se nota justo cuando más lo necesitas. Esta es la disciplina mínima para mantenerlo limpio.
Qué tiene que contener
Identificación: nombre completo, RUT verificable con su dígito verificador, email, teléfono móvil.
Unidad: parcela, número de conexión, departamento, lote. Con referencia a plano si aplica.
Datos contractuales: fecha de incorporación, tipo de membresía (propietario, arrendatario, heredero), estado (activo, suspendido, retirado), porcentaje de participación si es condominio.
Importación inicial desde Excel
Bajas la plantilla, copias tus datos actuales respetando los nombres de columnas, subes el CSV.
El sistema valida RUTs, detecta duplicados y reporta errores por línea. Corriges en la plantilla y vuelves a subir.
Para 240 socios, la importación inicial toma 20 a 40 minutos si tu Excel está ordenado. 2 a 4 horas si está caótico.
Transferencia por venta
Flujo recomendado: el socio que vende presenta escritura y acredita que pagó todo lo que debía; el comprador se inscribe con RUT y contacto; acta de transferencia notarial es opcional pero recomendada.
Advertencia
No aceptes transferencia sin saldar las deudas pendientes. En condominio la deuda queda en el inmueble, pero el nuevo propietario te va a reclamar.
Sucesión por herencia
Cuando un socio fallece, la unidad pasa a la sucesión hasta que se resuelva legalmente. Mientras, el comité necesita un interlocutor.
Pide certificado de defunción y un documento que acredite al representante de la sucesión (posesión efectiva, declaración notarial inicial). Registra como "sucesión de [Nombre]".
Las cuotas se siguen devengando. La deuda queda pegada al inmueble. Cuando se resuelve la sucesión, el nuevo titular asume el saldo.
Arrendatarios y residentes
El socio sigue siendo el propietario inscrito. El arrendatario puede recibir notificaciones de convivencia pero no vota ni recibe la rendición financiera.
Si tu comunidad permite voto del residente con poder del propietario, regístralo por escrito. Sin poder, no tiene derechos.
Contacto actualizado: regla de cada 6 meses
Cada 6 meses, o al menos una vez al año, pide confirmación de email y teléfono en el grupo. Los socios no avisan cuando cambian número. Tú tienes que preguntar.
Email equivocado = recordatorio que no llega = morosidad falsa. Un padrón con 20% de emails muertos destruye la cobranza.
Privacidad del padrón
El padrón tiene datos personales. Solo la directiva y el administrador pueden ver el padrón completo.
A los socios regulares muéstrales su propia ficha y la lista de números de parcela, sin RUT ni contactos. Si un socio pide ver el padrón completo, tienes derecho a negárselo salvo orden judicial o aprobación de asamblea.
Checklist mensual
Revisa transferencias o fallecimientos pendientes. Actualiza el estado de socios suspendidos. Verifica los correos que rebotaron el mes pasado. Guarda una copia del padrón fuera de la plataforma (en un pendrive o en un disco externo).
¿Listo para aplicarlo en tu comunidad?
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